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实验室报告中的常见问题

时间:2019-04-10

报告信息有误


 

认可准则对检验检测报告应包含的内容作了明确规定。检验检测报告应至少包括下列信息: 标题; 检验检测专用章; 检验检测机构的名称和地址; 检验检测报告的唯一性标识和每一页上的标识; 对所使用检验检测方法的识别; 检验检测样品的状态描述和标识; 样品的接收日期和进行检验检测的日期; 抽样计划和程序的说明; 检验检测检报告批准人; 检验检测结果的测量单位; 检验检测数据、结果仅证明所检验检测样品的符合性情况等。

 

目前大多数检验检测机构的报告编制仍为人工录入电脑或业务管理软件,在信息录入过程中不可避免会出现漏填或输入错误现象,如果检验检测报告中的信息量不充分或信息出现错误,就会导致报告内容不实,与样品或检测结果无法对应,甚至会造成检验检测报告无效的情况。因此,报告信息量的充分性和准确性是检验检测报告质量控制的关键点之一。

 


超范围使用认可标识


 

认可准则严禁检验检测机构出具超出证书规定的检验检测能力范围的报告,违反者将受到相应的处罚。

 

《实验室认可规则》也明确规定实验室应在其获认可范围内出具证书或报告。超出资质范围出具检验检测报告的行为将被视为非常严重的实验室失信行为,也将受到认监委、认可委等机构严厉的惩罚。

 

在每年针对检验检测机构的专项检查中,超范围使用资质标识也是检验检测机构中发现较多、较严重的问题。检验检测机构在进行合同评审时,应严格核对本机构的资质情况,只有报告中包含的所有检测项目均获得资质,才可以在检验检测报告上加盖相应资质标识。

 

检验检测依据错误

 


此类问题主要有以下两种: 

一是报告中的检测依据与委托方要求的不一致。实验室人员有时会忽略委托合同书的要求,按照习惯对检测参数用实验室常用的检测方法进行检测,但并不是客户要求的方法;或是客户要求的方法不适用却没有及时和委托方沟通,造成委托合同与检测报告的依据不一致。

 

二是实验室使用作废的检测方法进行试验并出具报告。有些行业领域的标准更新速度较快,标准较多且复杂,例如食品领域,实验室标准查新如果不及时,未进行方法更新和证实,就容易出现使用作废标准的情况。

 

检测方法和检验依据是实验室工作的前提和基础,使用正确的检验检测依据是保证出具有效报告的重要保证,检验检测机构应注意检验检测依据的正确使用,防止由于依据和方法错误导致的报告无效。

 


检验结论不规范


 

检验结论是检验检测报告的核心,是委托方关注的重点,准确、清晰、明确、客观,易于理解的检验结论是检验检测机构对外推送信息是否有效的根本保证。

检验结论一般分为两种,

一是明确产品全部或部分项目合格与否的结论;

二是只提供测试数据,不作产品合格与否的结论。

 

需要注意的是,如果未对产品做全项检验,应对所检项目出具检验结论,而不应对整个产品或整批次产品作出结论,这是对检测真实性的要求,也是检验检测机构自身免责的需要。检验检测机构开展由客户送样的委托检验时,还应声明检验检测数据和结果仅对来样结果负责。如检验检测机构出具作为科学研究等用途的报告,且检测项目未获得资质时,不应加盖检测资质印章,同时应对所提供数据只用于科学研究等其他用途予以说明。

 


分包项目未在报告中注明


 

检验检测机构需分包检验检测项目时,检验检测报告中应体现分包项目,并予以标注。

分包的情况分为两种:

一种是“有能力的分包”,指拟分包的项目已有资质,但因工作量急增、关键人员暂缺、设备设施故障、环境状况变化等原因,暂时不满足检验检测条件而进行的分包。这种情况需经客户同意,出具的报告中应明确分包项目,并注明分包方的名称和资质认定许可编号。

 

另外一种是“没有能力的分包”,指拟分包的项目未获得资质。此种情况若经客户许可,可将分包方的检验检测数据、结果纳入自身的检验检测报告中,但在报告中应明确标注分包项目,且注明自身无相应资质认定许可技术能力,并注明分包方的名称和资质认定许可编号。

 

在实际工作当中,有些检验检测机构往往忽视了对分包工作的描述,得到的分包结果直接录入到最终的检验检测报告中,并没有对分包方进行注明,或标注的不够明确、规范。这都是不符合资质认证评审准则要求的不规范报告。

 


原始记录无法追溯


 

记录是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。实验室记录的作用主要是为检测工作的过程提供客观证据,为预防和纠错的溯源提供依据。原始记录是实验室记录中技术记录的一种,能够对检测过程进行复现,是检测工作活动轨迹的客观证据,是形成检验检测报告的原始凭证。完整、真实、准确的原始记录是检验检测结果有效性和可追溯性的重要保证。

 

原始记录设计应规范合理,信息量应充分、可溯源。除试验数据和检测结果之外,还要对所用检测方法、仪器设备、标准物质、环境条件、试验参数、样品标识及其状态、检测观察过程及其计算公式、测试过程中的异常现象等进行如实记录。此外,检测人员和复核人员签字、页码标识、更改的规范性等也是原始记录中容易忽视的问题。

 

报告缺漏


 

检测报告缺漏性问题归纳起来分五类:图片缺漏、信息缺漏、标识缺漏、签名缺漏、不规范性缺漏。

 

图片缺漏

较常见的问题是样品外观检查后,有其试验后照片,而缺少其试验前照片。仅要求检查样品试验后的外观时,报告是否必须附上其试验前的照片呢?

很多检测报告都有检查试验后样品外观的要求,这本身就蕴含了将样品试验后与其试验前的外观进行比较查看、看其是否发生变化的要求。因此,试验前必须要检查样品外观,而检查结果在报告中的体现形式,便是照片或文字描述。由于报告给出的结果只是试验后样品外观的描述,而检测依据、检测环境、检测条件要求、试验过程等又不涉及试验前,样品接收时类似“收样时样品外观完好”这样的笼统描述也不能等同于样品试验前外观描述,所以通常整份报告并无试验前样品外观描述。因此,试验前样品照片几乎是唯一能体现检查了试验前样品外观的证据,而且照片也比简单的描述更加客观可信。样品经历试验后,若外观有变化,如生锈、长霉、破损等,则试验前照片就必不可少。

 

只有同时摆出样品试验后和试验前不同的外观照片对比,才能直接客观地证明样品是经历了某试验才导致的外观变化。若样品外观无变化,其试验前照片则是试验前进行了外观检查的直接证明,若缺失此项,则说明试验体系运行和检测程序有问题。这一问题之所以频繁出现,主要在于试验人员或报告编制人只关注到技术要求中外观检查是在试验后,而忽视了在外观检查中,试验后的样品有一个比较对象,即试验前的样品。

 

比较对象的缺失自然就导致报告的客观证据不足,信服力减弱,检测结果的可信度大为降低。综上所述,报告中必须同时附上试验前和试验后的样品照片以进行更直观的比对,这既是展示检查结果的一种客观证据,又是体现检测程序完整和体系运行无误的有力证明。

 

信息缺漏

1)漏掉必要信息

例如

①报告无检测日期;

②报告无检测结果;

③报告中某测试表中“温度”、“湿度”、“大气压力”空白未填。

认可准则都明确要求检测报告应包括检测日期、检测结果,且规定了当相关的规范、方法和程序有要求或对结果的质量有影响时实验室应记录环境条件,在测试表中都已设置了“温度”、“湿度”、“大气压力”等环境条件栏目,更应当填写。

 

遗漏提及的内容

例如:

①报告正文提到某内容“见附表X”,但整篇报告中无附表X;

②委托书中勾选了某检测标准,但报告未提及该标准;

③归档文件核对清单注明某内容入报告,但报告中无该内容。

 

缺少标注说明

例如:

①某测试进行了多次,但报告的数据记录页中未注明是第几次测量,结果有两页数据记录内容一致无法区别;

②多方向的振动试验报告中的试验曲线图未标注是哪一方向的。上述案例不符合准则要求的观察结果、数据应能按照特定任务分类识别或注明名称,缺少这样的标注说明直接造成数据记录、图片的混淆不清,容易引起误解。

 

描述不全

例如:

①报告中“技术要求”未描述委托书附件描述的电压频率和电压施加过程的要求;

②报告中合格判据未提及委托书中提到的“无可见损伤,标记清楚”;

③报告结论仅描述为“合格”或“不合格”。描述不全这种问题会引起审核员对检测过程、检测结果的质疑,易在发生质量争议时导致报告无效。尤其是合格判据这么重要的信息都描述不全,给出的检测结果更要划上一个大大的问号。而案例③的结论描述存在明显漏洞,应针对检测项目予以具体描述。

 

编号、符号、日期不全

例如:

①英文报告编号尾号漏掉“(E)”;

②报告中标准未注明年号;

③报告中“相对湿度”漏写“%”;

④某报告检测时间为2013.1.16-2013.1.23和2013.6.17-2013.6.24,所有仪器设备均未列出使用日期,计量有效时间也均只有有效截止日期,如有3个测试仪的计量有效期分别至2013-3-13、2013-3-11、2014-3-14。

案例①、②、③问题性质较轻微,但很常见,应予注意。由于不同仪器设备计量有效期时长不同,所以只有截止日期时无法推测出计量开始日期;

案例④的检测时间有两个时间段,计量有效时间又缺少计量开始日期,也没有仪器设备使用日期,故无法知悉仪器设备使用时是否在有效期内。

 

标识缺漏

标识缺漏这类问题通常表现为:

①入报告作为附录的检测记录无唯一性标识;

②报告结束处未标明终止号。

问题①中的唯一性标识包括文件识别号、报告编号、页码。首先,检测记录作为一种文件,应有与其他文件相区别的文件唯一性标识,即文件识别号;其次,检测记录既入报告,则为报告的一部分,应有与其他报告相区别的报告唯一性标识,即报告编号;再次,检测记录的每一页应有与其他页相区别的页面唯一性标识,即页码。这三种标识共同组成了作为报告附录的检测记录的唯一性标识,三者缺一不可,否则既不符合质量管理体系要求,又不符合检测实验室要求,而且容易引起混淆,造成混乱。

问题②没有明确报告是否已结束,从而可能导致某种不确定性和误解,基于此,标准准则均明确提出检测报告结束处要有清晰的标识。

 

签名缺漏

漏签名这种问题虽少,但问题性质往往很严重,一般而言,报告编制、审核、批准漏签名的情况基本没有,但要谨防报告出现这两种情况:

①三方会签漏签名;

②试验日志记事人未签名。

 

不规范性缺漏

在各种质量审核检查中,最常见的一种不规范性缺漏问题是“有栏目空白未填”,如表格有空白栏、“备注”栏空白未加“/”等。

这种问题极其普遍,不仅多见于报告,在原始记录、委托书、试验单、传递卡、合同评审表、监督记录、样品登记表等各种报告相关资料中更是比比皆是。这一问题看似微不足道,实则仍会带来不确定性:空白栏是应该填写但遗漏未填呢,还是没有内容应打上“/”呢?

另外,还存在着报告中测试记录页面表格“结论”栏“合格”印章的印迹残缺不全、模糊不清的现象。作为报告中最重要的部分,报告结论必须清楚明确,印刷或印章字迹也必须清晰完整。否则会造成报告质量大打折扣,并且影响检测机构的科学严谨的形象。因此,报告编制者应有科学规范的意识和严谨认真的态度,出具的报告不应有任何模棱两可或有不确定性的地方。

 

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